In der heutigen Sitzung der ÖCOV‑Arbeitsgruppe Training & Kommunikation haben wir unsere Arbeiten zum Themenblock „KI in der Compliance‑Kommunikation“ finalisiert und uns anschließend intensiv mit zwei weiteren zentralen Bereichen der Compliance‑Kommunikation beschäftigt: der zielgruppengerechten Kommunikation gegenüber Beschäftigten sowie der Kommunikation mit Hinweisgeber*innen.
Kommunikation gegenüber Beschäftigten
Im Mittelpunkt stand die Frage, wie Compliance‑Botschaften so gestaltet werden können, dass sie Beschäftigte wirklich erreichen und im Arbeitsalltag wirksam werden. Besonders hervorgehoben wurden folgende Aspekte:
- Zielgruppengerechte Ansprache: Neue Mitarbeiter*innen benötigen andere Kommunikationsformate als langjährige Kolleg*innen; bereits im Onboarding sollte Compliance klar, verständlich und praxisnah vermittelt werden.
- Einfache Sprache & Interaktivität: Inhalte sollen leicht verständlich sein, mit konkreten Praxisbeispielen angereichert und möglichst interaktiv gestaltet werden.
- Kommunikation auf Augenhöhe: Aktives Zuhören, Dialogbereitschaft und ein wertschätzender Ton stärken die Akzeptanz von Compliance.
- Balance zwischen Klarheit und psychologischer Sicherheit: Konsequenzen müssen transparent dargestellt werden, ohne eine Angstkultur zu erzeugen.
- Dokumentation: Jede Form der Compliance‑Kommunikation sollte nachvollziehbar dokumentiert werden – etwa abgeschlossene E‑Learnings oder „Tone from the Top“-Botschaften.
Hinweisgeberkommunikation
Im zweiten Teil widmeten wir uns der Frage, wie Unternehmen Hinweisgeber*innen bestmöglich informieren, begleiten und schützen können. Dabei wurden folgende Punkte besonders betont:
- Vielfältige Kommunikationskanäle: Informationen zu Meldewegen sollten über mehrere Kanäle bereitgestellt und auch in Schulungen integriert werden.
- Transparenz über den Prozess: Beschäftigte sollten wissen, wie ein Hinweis verarbeitet wird, wer Einsicht hat und welche Schritte folgen.
- Schutz & Unschuldsvermutung: Der volle Schutz der hinweisgebenden Person gilt unabhängig vom Ergebnis; gleichzeitig ist die Unschuldsvermutung klar zu kommunizieren.
- Erwartungsmanagement: Die Kommunikation mit Hinweisgeber*innen muss neutral, klar und strukturiert sein – auch wenn oft nur wenige Zeilen zur Verfügung stehen, um Vertrauen aufzubauen.
- Klarheit über den Meldeumfang: Unternehmen müssen definieren und kommunizieren, welche Themen über das Hinweisgebersystem gemeldet werden sollen und welche über andere Kanäle laufen.
- Lernkultur: Anonymisierte Fallbeispiele können in Schulungen genutzt werden, um reale Risiken und Konsequenzen sichtbar zu machen.
Ausblick
Das nächste Treffen der AG Training & Kommunikation findet am 13. Juli von 13:30 Uhr bis 15:00 Uhr online statt. Wir freuen uns auf den weiteren Austausch und die gemeinsame Weiterarbeit an unserem Leitfaden für eine moderne, wirksame Compliance‑Kommunikation.